Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Einsatz des Berichtsheft-Servers für Auszubildende, Ausbilder, Erziehungsberechtigte und Administratoren.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
BBW Waiblingen
Peter Schreiber
Steinbeisstraße 16
71332 Waiblingen
E-Mail: peter.schreiber@bbw-waiblingen.eu

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Der Berichtsheft-Server wird zur digitalen Führung, Prüfung und Dokumentation von Ausbildungsnachweisen (Berichtsheften) eingesetzt.

Verwaltung von Benutzerkonten (Admins, Ausbilder, Azubis, Erziehungsberechtigte)
Erstellung, Speicherung und Freigabe von Wochenberichten
Digitale Unterschriften von Auszubildenden, Ausbildern und Erziehungsberechtigten
Nachweis der ordnungsgemäßen Ausbildung gegenüber Schule, Kammern oder Trägern

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Ausbildungsvertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Ausbildungsdokumentation).

3. Verarbeitete Datenkategorien

Stammdaten (Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum, Ausbildungsberuf)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer)
Ausbildungsdaten (Ausbildungsbeginn/-ende, zugeordnete Ausbilder, Erziehungsberechtigte)
Zugangsdaten (Benutzername, Passwort-Hash, Rollen)
Berichtsheftdaten (Tätigkeitsbeschreibungen, Zeiten, Bemerkungen, Status)
Protokolldaten (Login-Zeitpunkte, Änderungen an Berichten, Freigaben/Unterschriften)

4. Empfänger der Daten

Zugriff auf die Daten erhalten – je nach Rolle und Berechtigung – insbesondere:

Auszubildende (eigene Berichte und eigene Stammdaten)
Ausbilder (Berichte der zugeordneten Auszubildenden)
Erziehungsberechtigte (Berichte der ihnen zugeordneten minderjährigen Auszubildenden)
Administratoren (technische Betreuung, Benutzerverwaltung)

Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. gegenüber Kammern oder Schulen) oder Sie eingewilligt haben.

5. Speicherdauer

Die Berichtsheftdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Ausbildung gespeichert. Nach Ende der Ausbildung können Berichte entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. Nachweis gegenüber Kammern oder Förderträgern) weiter aufbewahrt werden.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
Berichtigung unrichtiger Daten,
Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
Einschränkung der Verarbeitung,
Datenübertragbarkeit,
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

7. Datensicherheit

Der Berichtsheft-Server wird auf einem eigenen Server betrieben. Der Zugriff erfolgt verschlüsselt (https), und der Zugang ist nur mit Benutzername und Passwort möglich. Zugriffsrechte sind rollenbasiert und auf das notwendige Maß beschränkt.

8. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
Peter Schreiber
E-Mail: peter.schreiber@bbw-waiblingen.eu